不用再犹豫不决: 5个技巧助您寻找最适合业务需要的人力资源管理软件

June 26, 2018

在人力资源管理(HRM)技术日新月异的环境下,即使对於专业的人力资源管理人员来说,要选择一套合适的人力资源管理软件(HRMS)也绝不是一件易事。一套合适的HRMS不仅可以提升公司人力资源同事的工作效率,更可促进员工间的关系。那麽,有甚麽方法去评估一套HRMS?以下有5个可助您寻找人力资源管理「好伙伴」的技巧,让您可安然过度数码转型。

1. 制定对全新HRMS的期望
当您计划为公司购入或更新一套HRMS时,应先订立好对软件的期望。您可先了解各持份者的期望丶计划如何满足各方面的需要,并订立评估的准则。持份者不仅是公司内的资讯科技总监,还有最直接受惠的人力资源经理丶员工及高级管理层。

就您的日常人力资源营运建立一个功能愿望清单。清单不宜过於笼统,宜就下列每个人力资源管理软件常见的功能提供2至3项说明:

- 人力资源管理
- 假期管理
- 薪酬管理
- 考勤管理
- 报告撰写
- 员工自助服务(ESS)

2. 重组企业人力资源策略的时机
当您开始为公司寻找合适的HRMS时,同时也是评估及调整人力资源策略以实施新技术的好时机。何以见得?因为HRMS能有效地把传统的工作流程自动化,达至节省人力资源经理的时间并提高整体效率。

3. 提前计划好预算支出
HRMS的设置费用通常分为两种,分别是软件即服务(SaaS)模式及使用授权模式。

软件即服务模式: 是一种云端集中式托管的软件交付模式,不须透过安装即可使用,也因此只提供有限度的自订功能。这种订阅模式通常按月收费,金额取决於公司的用户或员工人数。由於订阅成本较低,因此适合成本考虑较大的企业。

使用授权模式: 在使用授权模式下,软件通常透过公司内部的伺服器运行,软件可以有更大的自由度进行定制以满足客户特定需求。就如购置物业一样,虽然前期花费秏大,但一旦付款便归您所有。

不同供应商会因应他们所提供的软件而作出不同收费,有一些甚至可提供以上两种收费模式。因此在选择供应商前,应先与管理层计划好花费在软件上的金额。

4. 不要只评估产品而忽略供应商的商誉
评估产品供应商与评估HRMS同样重要。安装数量丶服务方式及实施等固然是关键的考虑因素,但购买或订阅HRMS不仅是添置一种技术,更是一种对供应商的可塑性以及HRMS的可持续性的投资,因此您值得花时间寻找一家了解您所属行业以及助你应对相关人力资源管理挑战的供应商。

5. 向您的朋友圈寻求建议
人力资源人士通常都是结交甚广的,不妨直接从他们身上获取建议,例如「你们正使用哪一套HRMS?」丶「采用HRMS时遇到甚麽挑战?」,甚至直接问他们推荐哪一套HRMS。这些建议都有助您为公司作出更明智的决择。

总括来说,若果您对公司的要求还没有深入认识,将很难为公司选购一套最合适的HRMS。然而,在资讯科技发达的年代,我们仍可迈步向前。如需更多主意,请按与我们联络。


 

郭家骏,科联产品研发主管