不用再猶豫不決: 5個技巧助您尋找最適合業務需要的人力資源管理軟件

June 26, 2018

在人力資源管理(HRM)技術日新月異的環境下,即使對於專業的人力資源管理人員來說,要選擇一套合適的人力資源管理軟件(HRMS)也絕不是一件易事。一套合適的HRMS不僅可以提升公司人力資源同事的工作效率,更可促進員工間的關係。那麼,有甚麼方法去評估一套HRMS?以下有5個可助您尋找人力資源管理「好伙伴」的技巧,讓您可安然過度數碼轉型。

1. 制定對全新HRMS的期望
當您計劃為公司購入或更新一套HRMS時,應先訂立好對軟件的期望。您可先了解各持份者的期望、計劃如何滿足各方面的需要,並訂立評估的準則。持份者不僅是公司內的資訊科技總監,還有最直接受惠的人力資源經理、員工及高級管理層。

就您的日常人力資源營運建立一個功能願望清單。清單不宜過於籠統,宜就下列每個人力資源管理軟件常見的功能提供2至3項说明:

- 人力資源管理
- 假期管理
- 薪酬管理
- 考勤管理
- 報告撰寫
- 員工自助服務(ESS)

2. 重組企業人力資源策略的時機
當您開始為公司尋找合適的HRMS時,同時也是評估及調整人力資源策略以實施新技術的好時機。何以見得?因為HRMS能有效地把傳統的工作流程自動化,達至節省人力資源經理的時間並提高整體效率。

3. 提前計劃好預算支出
HRMS的設置費用通常分為兩種,分別是軟件即服務(SaaS)模式及使用授權模式。

軟件即服務模式: 是一種雲端集中式托管的軟件交付模式,不須透過安裝即可使用,也因此只提供有限度的自訂功能。這種訂閱模式通常按月收費,金額取決於公司的用戶或員工人數。由於訂閱成本較低,因此適合成本考慮較大的企業。

使用授權模式: 在使用授權模式下,軟件通常透過公司內部的伺服器運行,軟件可以有更大的自由度進行定制以滿足客戶特定需求。就如購置物業一樣,雖然前期花費秏大,但一旦付款便歸您所有。

不同供應商會因應他們所提供的軟件而作出不同收費,有一些甚至可提供以上兩種收費模式。因此在選擇供應商前,應先與管理層計劃好花費在軟件上的金額。

4. 不要只評估產品而忽略供應商的商譽
評估產品供應商與評估HRMS同樣重要。安裝數量、服務方式及實施等固然是關鍵的考慮因素,但購買或訂閱HRMS不僅是添置一種技術,更是一種對供應商的可塑性以及HRMS的可持續性的投資,因此您值得花時間尋找一家了解您所屬行業以及助你應對相關人力資源管理挑戰的供應商。

5. 向您的朋友圈尋求建議
人力資源人士通常都是結交甚廣的,不妨直接從他們身上獲取建議,例如「你們正使用哪一套HRMS?」、「採用HRMS時遇到甚麼挑戰?」,甚至直接問他們推薦哪一套HRMS。這些建議都有助您為公司作出更明智的決擇。

總括來說,若果您對公司的要求還沒有深入認識,將很難為公司選購一套最合適的HRMS。然而,在資訊科技發達的年代,我們仍可邁步向前。如需更多主意,請按與我們聯絡。


 

郭家駿,科聯產品研發主管